Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : Novembre 2023

 

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1. CADRE LÉGAL

 

Le site Web de Topaze Coaching gère l'utilisation des renseignements personnels conformément aux textes de loi suivants :

• Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, c. C-12);

• Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1);

• Code civil du Québec (RLRQ, c. CCQ-1991).

 

Chez Topaze Coaching ("Topaze Coaching", "nous", "notre" ou "nous"), nous respectons votre vie privée et nous nous engageons fermement à sécuriser toute information que nous obtenons de vous ou à votre sujet. Cette politique de confidentialité décrit nos pratiques en ce qui concerne les informations personnelles que nous collectons auprès de vous ou à votre sujet lorsque vous utilisez notre site Web et nos services.

 

En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant.

 

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2. DÉFINITIONS

 

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

 

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

 

Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d'identifier une personne.

 

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3. ENTRÉE EN VIGUEUR

 

La présente Politique s’applique à partir du 1er novembre 2023.

 

 

4. COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Consentement

 

Nous nous engageons à recueillir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.

 

Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour acheter un produit ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

 

Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

 

Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande de l’État, d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. Nous nous engageons à ne jamais communiquer ce type de renseignements, autrement qu’en conformité avec la présente Politique, sauf si la loi nous y oblige ou le permet.

 

Collecte

 

Dans tous les cas, Topaze Coaching ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

 

Veuillez noter que les services et programmes de Topaze Coaching ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, Topaze Coaching n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).

 

Nous protégeons tous les renseignements personnels recueillis. Parmi les renseignements personnels susceptibles d’être recueillis et utilisés, nous accordons une attention particulière notamment aux :

• Nom et coordonnées : Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous.

• Données démographiques : Données vous concernant telles que votre âge, votre sexe, votre pays ainsi que votre langue de communication.

• Données de paiement : Données nécessaires au traitement de vos paiements, comme le numéro de l’instrument de paiement (p. ex., le numéro de votre carte de crédit) et le code de sécurité qui s’y rattache. Nous ne recueillons jamais ni ne stockons dans notre système informatique les informations concernant votre carte de crédit.

• Données de localisation : Des données, qui peuvent être précises ou non, sur l’emplacement de votre appareil. Par exemple, il est possible de recueillir des données de localisation à partir de l’adresse IP d’un appareil ou des données de votre profil de compte indiquant avec moins de précision l’endroit où vous vous trouvez, comme le nom d’une ville ou un code postal.

• Autres données : D’autres données fournies lorsque vous utilisez notre site Internet, notamment les données issues de Google Analytics.

 

Utilisation de témoins de connexion

 

Topaze Coaching peut utiliser des fichiers témoins (« cookies ») pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur notre site Web, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d'information transmis par le serveur au navigateur lors d'une visite du site Internet et qui permettent d'identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.

 

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l'historique de recherche ainsi que les paniers liés à la session, pour faciliter l’expérience de navigation en ligne de l’utilisateur. Il est important de savoir que, l'activation de l'option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d'autres serveurs d'installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu'il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.

 

Utilisation des renseignements personnels

 

Les informations collectées le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente politique de confidentialité.

 

Voici certaines raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :

 

• Pour fournir des produits et services : Nous allons collecter et traiter les données et informations nécessaires pour remplir notre mission et nos obligations contractuelles.

• Pour assurer et améliorer ces produits et services : Les données collectées lors de vos interactions avec nos services sont susceptibles d’être utilisées dans le but d’analyser et d’améliorer le fonctionnement de nos produits et services.

• Pour développer de nouveaux produits et services : Les données collectées peuvent servir dans un cadre de recherche et développement pour proposer de nouveaux produits et services à nos utilisateurs, notamment par le biais de publicités et de messages de marketing.

• Pour évaluer les performances des produits et services : Les données sont récoltées afin d’avoir des informations sur les avantages, mais aussi les inconvénients de nos produits et services afin de les évaluer et de les résoudre si nécessaire, notamment par le biais de sondages. Cela nous permet de nous assurer de la qualité de nos produits et services en plus de favoriser la gestion de risques.

• Pour des sondages et communications promotionnelles : Nous utilisons les données que nous recueillons pour fournir des sondages et communications promotionnelles. Vous pouvez souscrire des abonnements par courrier électronique, répondre à des sondages et choisir de recevoir ou non des communications promotionnelles par courrier électronique. Pour de plus amples informations sur la gestion de vos coordonnées, des abonnements par courrier électronique et des communications promotionnelles.

• Pour protéger la vie privée de nos utilisateurs : Les données récoltées nous permettent de vérifier l’identité et de protéger la vie privée des personnes qui communiquent avec nous par téléphone, par voie électronique ou autrement.

• Pour la conformité juridique : Nous traitons les données pour nous conformer à la loi. Par exemple, nous utilisons l'âge de nos clients pour être sûrs de respecter nos obligations en matière de protection de la vie privée des enfants ou pour nous assurer que le client respecte l’âge recommandé pour l’audience. Nous traitons également les coordonnées et les identifiants pour aider les clients à exercer leurs droits en matière de protection des données.

 

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5. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Modalités d’accès et de contrôle

 

Topaze Coaching s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.

 

Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction, si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente Politique.

 

Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité.

 

Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d'une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.

  

Partage des renseignements personnels

 

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à Topaze Coaching, à l'exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente politique et dans les limites de celle-ci. En utilisant notre site Web, vous autorisez le transfert de vos informations personnelles vers nos bases de données, les bases de données de nos partenaires commerciaux, et celles gérées par des fournisseurs de services tiers. Ces fournisseurs peuvent être situés au Canada ou à l'étranger, notamment aux États-Unis. Ces transferts de données seront effectués conformément aux lois en vigueur en matière de protection des données. Nous nous assurons que les informations personnelles que nous transférons, tant au Canada qu'à l'étranger via nos partenaires, bénéficient d'une protection adéquate. Nous veillons à ce que nos partenaires mettent en place des mesures de sécurité et de confidentialité au moins aussi robustes que celles que nous utilisons. Le partage peut également se faire dans les cas suivants :

 

• Avec votre consentement.

• Pour le stockage dans des serveurs infonuagiques, dans quel cas les renseignements personnels pourraient transiter par des juridictions tierces. Notez que nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité. 

• Pour des raisons juridiques : Nous transmettons des renseignements personnels en dehors de notre entreprise si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur.

 

Topaze Coaching s’engage à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie.

 

 

6. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Topaze Coaching garde les données collectées pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos produits et services. Durant la période de conservation, Topaze Coaching prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels.

 

Les principaux endroits où sont conservés les renseignements personnels sont la ville dans laquelle Topaze Coaching possède son bureau et dans les villes dans lesquelles Office 365 possède des serveurs contenant les données collectées par Topaze Coaching.

 

Les renseignements personnels peuvent être conservés à l'extérieur du pays dans lequel vous vivez, si un tiers fournisseur ou une autre entité à qui nous divulguons des renseignements personnels conformément à la présente Politique est située à l'extérieur du pays. Dans de tels cas, les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois locales des pays ou territoires au sein desquels les renseignements sont collectés, utilisés, divulgués ou entreposés, et les autorités gouvernementales et les autorités chargées de l'application de la loi de ces pays ou territoires peuvent y avoir accès.

 

Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes prolongées.

 

 

7. DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT DU CONSENTEMENT

 

Pour faire valoir vos droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, vous devez soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Topaze Coaching, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

 

Sous réserve de certaines restrictions légales, vous pouvez demander l’accès à leurs renseignements personnels détenu par Topaze Coaching et en demander la correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Vous pouvez également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui vous concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

 

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Topaze Coaching doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

 

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis en suivant les instructions de refus fournies dans ces courriels ou en nous écrivant : info@topazecoaching.com.

 

Vous pouvez également demander à Topaze Coaching quels sont les renseignements personnels recueillis auprès de vous, les catégories de personnes chez Topaze Coaching qui y ont accès et leur durée de conservation.

 

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8. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES

 

Si vous souhaitez formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Topaze Coaching, vous devez le faire par écrit en vous adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Topaze Coaching, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

 

Vous devrez indiquer votre nom, vos coordonnées pour vous joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Topaze Coaching. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

 

Topaze Coaching s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle. Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte, ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de Topaze Coaching pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et vous formuler une réponse motivée écrite par courriel. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Topaze Coaching est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

 

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, vous serez informés des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir vous fournir une réponse définitive. Topaze Coaching doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

 

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

 

Toutefois, Topaze Coaching invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Topaze Coaching.

 

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9. PERSONNE EN CHARGE DE LA CONFORMITÉ

 

Responsable de la protection des renseignements personnels :

 

Stéphanie Doyon

info@topazecoaching.com

 

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente Politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.

 

 

10. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

 

Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site Web.